W każdym przedsiębiorstwie tworzona jest dokumentacja o różnym poziomie poufności zawartych w nich informacji. Są to na przykład szczególnie chronione dane osobowe, plany sprzedażowe, dane finansowe oraz plany marketingowe.

Większość niewielkich firm zakłada, że sprawy związane z ochroną danych osobowych nie dotyczą prowadzonych przez nich działalności. Jednak przepisy zawarte w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U z 2002 r Nr 101, poz. 926 z późn. zmianami) odnoszą się zarówno do instytucji publicznych (takich jak urzędy centralne, szkoły, szpitale, urzędy samorządowe, ZUS, itp.), a także podmiotów sektora prywatnego – nie dotyczy to tylko dużych korporacji i spółek prawa handlowego, ale również osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Badania przeprowadzone przez firmę HSM, stwierdzają, że aż 23 proc. doradców finansowych nie dysponowało żadnymi wewnętrznymi procedurami z zakresu ochrony danych, a aż 11 proc.  pracowników banków wyrzuca dokumenty związane z transakcjami finansowymi bezpośrednio do kosza!

Niestosowanie się do zasad dotyczących ochrony danych osobowych jest bardzo dotkliwe. Kary, jakie przewidział ustawodawca dotyczą pozbawienia wolności do 2 lat oraz do kary finansowej nawet do 10 tys. zł dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i do 50 tys. zł dla osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (w przypadku wielokrotnego nakładania grzywien w jednym postępowaniu egzekucyjnym ich łączna kwota nie może przekraczać odpowiednio 50 tys. zł oraz 200 tys. zł)

Jeżeli decydujemy się na niszczenie dokumentów, powinniśmy w pierwszej kolejności dysponować wiedzą, jakiego rodzaju są w firmie wytwarzane dokumenty, ma to wpływ na zakwalifikowanie ich do odpowiedniej klasy ochrony.

Każdy dokument ma swój poziom tajności, a ich klasyfikacją zajmuje się reguła DIN 66399.
Klasy tajności przedstawiają się w następujący sposób:
Klasa osłony 1 – typowa obrona informacji. Dokumenty dostępne dla wielu ludzi.
Klasa obrony 2 – zwiększona osłona informacji poufnych. Dokumenty dostępne są dla wybranych osób.
Klasa ochrony 3 – bardzo wysoka ochrona poufnych i tajemnych informacji, których wyjawienie mogłoby zaszkodzić działalności.

Im wyższy stopień tajności, tym większe poczucie bezpieczeństwa.