niszczenie dokumentów

Praktyki postępowania z dokumentami cz. I

W każdym przedsiębiorstwie tworzona jest dokumentacja o różnym poziomie poufności zawartych w nich informacji. Są to na przykład szczególnie chronione dane osobowe, plany sprzedażowe, dane finansowe oraz plany marketingowe.

Większość niewielkich firm zakłada, że sprawy związane z ochroną danych osobowych nie dotyczą prowadzonych przez nich działalności. Jednak przepisy zawarte w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U z 2002 r Nr 101, poz. 926 z późn. zmianami) odnoszą się zarówno do instytucji publicznych (takich jak urzędy centralne, szkoły, szpitale, urzędy samorządowe, ZUS, itp.), a także podmiotów sektora prywatnego – nie dotyczy to tylko dużych korporacji i spółek prawa handlowego, ale również osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Badania przeprowadzone przez firmę HSM, stwierdzają, że aż 23 proc. doradców finansowych nie dysponowało żadnymi wewnętrznymi procedurami z zakresu ochrony danych, a aż 11 proc.  pracowników banków wyrzuca dokumenty związane z transakcjami finansowymi bezpośrednio do kosza!

Niestosowanie się do zasad dotyczących ochrony danych osobowych jest bardzo dotkliwe. Kary, jakie przewidział ustawodawca dotyczą pozbawienia wolności do 2 lat oraz do kary finansowej nawet do 10 tys. zł dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i do 50 tys. zł dla osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (w przypadku wielokrotnego nakładania grzywien w jednym postępowaniu egzekucyjnym ich łączna kwota nie może przekraczać odpowiednio 50 tys. zł oraz 200 tys. zł)

Jeżeli decydujemy się na niszczenie dokumentów, powinniśmy w pierwszej kolejności dysponować wiedzą, jakiego rodzaju są w firmie wytwarzane dokumenty, ma to wpływ na zakwalifikowanie ich do odpowiedniej klasy ochrony.

Każdy dokument ma swój poziom tajności, a ich klasyfikacją zajmuje się reguła DIN 66399.
Klasy tajności przedstawiają się w następujący sposób:
Klasa osłony 1 – typowa obrona informacji. Dokumenty dostępne dla wielu ludzi.
Klasa obrony 2 – zwiększona osłona informacji poufnych. Dokumenty dostępne są dla wybranych osób.
Klasa ochrony 3 – bardzo wysoka ochrona poufnych i tajemnych informacji, których wyjawienie mogłoby zaszkodzić działalności.

Im wyższy stopień tajności, tym większe poczucie bezpieczeństwa. 

Related posts

EkoSfera (Author)

View Post

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *