Wraz z nadejściem Rozporządzenia o ochronie danych osobowych, pojawiło się wiele pytań.
Jednym z nich jest w jaki sposób przeprowadzić proces niszczenia dokumentów za pomocą zewnętrznej firmy.
W tym artykule przybliżymy Państwu jak powinien wyglądać proces od zamówienia, po zniszczenie nośników na których znajdują się dane osobowe.

W dniu 25.05.2018 czyli w momencie kiedy zaczęło obowiązywać RODO wiele zmieniło się w kwestii ochrony danych osobowych. Niszczenie dokumentów przez outsorcing nie będzie już takie proste jak kiedyś.

Przed RODO wystarczyło zamówić usługę, przekazać nośniki, po zniszczeniu otrzymać Certyfikat Zniszczenia, a w przypadku kontroli okazać go.  Aktualnie taki „Certyfikat” nie jest wystarczający.

Przeprowadziliśmy małe badanie dzwoniąc pod numery warszawskich firm zajmujących się profesjonalnym niszczeniem nośników danych, jak się okazało tylko garstka spełniła wymogi Rozporządzenia.
Zapytaliśmy o umowy przekazania danych osobowych, które są teraz wymagane.
Jak się okazało, rzeczywistość była brutalna, firmy które reklamują się jako profesjonalne nie miały pojęcia o tym, że takie umowy są teraz wymagane dla Administratorów danych (firm przekazujących) oraz Procesorów danych (firm niszczących).

Jak więc powinien proces takiej usługi wyglądać?

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO to już nie taka prosta sprawa.
Przy zamawianiu musimy upewnić się, że firma ma nieposzlakowaną opinię. Niszczenie dokumentacji w szalenie niskiej cenie, bądź bezpłatnie, nie może być profesjonalne.
Przy rosnących cenach zachowanie wysokich standardów, przeszkolonej kadry, wiele kosztuje. Następnym krokiem będzie podpisanie właściwej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, koniecznie przed lub w chwili przekazania nośników!

W momencie kiedy mamy już pewność co do profesjonalizmu firmy niszczącej dokumenty, oraz podpisaną umowę, przekazujemy nośniki do utylizacji. Należy się również upewnić że dokumenty są właściwie zabezpieczone na czas transportu za pomocą bezpiecznych, zamykanych lub plombowanych pojemników.

Warto skorzystać z opcji nagrania procesu niszczenia dokumentów na płytę, lub umieszczenia go w chmurze internetowej do pobrania.

Jeżeli dojdzie do  audytu z UODO, jesteśmy w 100% zabezpieczeni. Przede wszystkim posiadamy właściwą umowę, przedstawiamy Certyfikat Zniszczenia, który w tym przypadku jest wiążący, oraz nagranie z całego procesu. Można spać spokojnie.

Co jeżeli posiadamy wyłącznie Certyfikat od firmy która zniszczyła dokumenty?

W świetle wymagań RODO, jest on niewystarczający. Firma która zapewnia, że taki dokument potwierdza zniszczenie zgodnie z wymogami Rozporządzenia, wprowadza w błąd oraz naraża na kary związane z niewłaściwym postępowaniem z danymi osobowymi.

Kary te są niemałe, sięgają one kwot rzędu 10 milionów €, lub 2 do 4% obrotów przedsiębiorstwa.
Zatem warto się zastanowić czy tania firma niszcząca to dobry wybór, takie decyzje mogą doprowadzić do katastrofy.

Wnioski.

Podsumowując, nie każda profesjonalna firma jest taka jaką się określa. Ekstremalnie niskie ceny nie gwarantują właściwej jakości wykonania usługi niszczenia. Certyfikat zniszczenia, bez właściwej umowy jest tylko świstkiem, który niczego nie zaświadcza.

Nasza firma jest gotowa na RODO, jeszcze zanim zaczęło ono obowiązywać, podpisywaliśmy z klientami właściwe umowy, nasze usługi staramy się wykonywać na najwyższym poziomie, nasza kadra jako jedyna na rynku przechodzi szkolenie w Ministerstwie Sprawiedliwości w zakresie ochrony danych osobowych.

Niszczenie dokumentów wprowadzamy na nowy poziom, proponujemy korzystanie z bezpiecznych szafek (Eko-Szafka), które na pewno spełnią Państwa wymagania. Zamykane na kluczyk, eleganckie szafki ułatwią pracę w każdym przedsiębiorstwie.

Eko-Sfera proponuje profesjonalne niszczenie dokumentów, wraz z podpisaniem właściwych dokumentów. Korzystając z naszych usług, nie będziecie Państwo narażeni na żadne z kar wymierzanych przez UODO, natomiast nasz Certyfikat i nagranie z procesu niszczenia rozwieją wszystkie wątpliwości audytora.