Niszczenie dokumentów zgodne z RODO.

 

Wejście w życie Rozporządzenia Ochrony Danych Osobowych (RODO) podnosi standardy ochrony danych osobowych. Według przeprowadzonych badań w 2015 roku tylko 37% przedsiębiorstw posiadało wprowadzone wytyczne dotyczące postępowanie z dokumentami. Jednak po 25.05.2018 wszystkie firmy będą zmuszone posiadać wewnętrzne procedury postępowania z dokumentami.

Naruszenie przepisów postanowień RODO grozi nałożeniem kary do 4% całkowitych rocznych przychodów firmy.

Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług firmy zajmującej się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. W swojej ofercie posiadamy specjalistyczne Eko-Szafki oraz bezpieczne pojemniki. Dokumentacja która jest już niepotrzebna trafia do zamykanych pojemników. Następnie pełne kontenery zostają przez nas zabrane do zniszczenia.


Według standardów RODO przetwarzanie danych (w tym wypadku niszczenie dokumentacji) może przeprowadzić renomowana firma.  Ważne jest, aby firma niszcząca dokumenty posiadała certyfikaty zaświadczające o bezpiecznym przetwarzaniu danych.

Nasi pracownicy przechodzą specjalne szkolenie w Ministerstwie Sprawiedliwości dotyczące ochrony i przetwarzania danych osobowych. Posiadamy certyfikaty maszyn wydane przez wiodącą niemiecką firmę HSM. Podczas realizacji każdego zlecenia podpisujemy umowę powierzenia. Ponadto działamy zgodnie z wytycznymi ISO 9001, 27001 oraz RODO i wdrożyliśmy niezbędne procesy, celem uzyskania Certyfikatu potwierdzającego.

 

Dokumenty papierowe należy sporządzać tylko wtedy, gdy  jest to niezbędne. Ponad 70% ważnych dokumentów, wciąż jest drukowanych.

W wielu przypadkach dokumenty te trafiają do kosza na śmieci. Jest to działanie niedopuszczalne, ponieważ sprawia to, że dokumentacja może trafić w niepowołane ręce. Narusza to prawo ochrony danych, co grozi  poważnymi konsekwencjami finansowymi oraz postępowaniami sądowymi.

Zgodnie z rozporządzeniem RODO,  zakazane jest przechowywanie danych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne. Przykładami dokumentów, które muszą zostać zniszczone w niszczarce po upływie terminu ich przydatności są m. in.:

  • oferty i dokumentacja kontraktowa
  • wyciągi i zapisy księgowe
  • faktury i paragony
  • spersonalizowane dokumenty reklamowe
  • dokumenty podatkowe i księgowe
  • podpisane dokumenty
  • notatki, wydruki, kopie o złej jakości.

Śmietnik to nie miejsce na Twoje dokumenty, niszcz je bezpiecznie

Powierzając nam dokumenty mają Państwo 100% pewność prawidłowo przetwarzanych dokumentów.