Praktyki postępowania z dokumentami cz. II

Część II

Do niedawna najprostszym sposobem pozbycia się nadmiaru dokumentacji było wyrzucenie jej do śmieci. Aktualnie to jednak złe rozwiązanie, na co są dowodem różne historie, o których słyszy się w mediach. Wiedza na temat prawidłowego utylizowania dokumentów w naszym kraju jest jeszcze na niskim poziomie, niestety źle to wróży dla określonych branż, w których dokumenty są bardzo ważne i powinny być poufne. Za przykład można podać banki, urzędy czy firmy, tam prawidłowe utylizowanie dokumentów księgowych powinno być na najwyższym poziomie, jeżeli jednak nie będzie dla nas to sprawa priorytetowa możemy mieć spore. Dane tego typu staną się pożywką dla różnych oszustów.  Natomiast, gdy okaże się, z jakiego przedsiębiorstwa pochodzą dokumenty – firmę taką czekają duże kłopoty prawne.

Jest wiele czynników, które mogę spowodować, że dokumentacja zamiast trafić do niszczarki trafia do kosza na śmieci ( najczęściej przedarta na pół). Możemy do nich zaliczyć: brak czasu, pośpiech i w szczególności zwykłe ludzkie lenistwo. Dla pracowników perspektywa wyprawy na drugi koniec biura może skutecznie zniechęcać ich do prawidłowego zniszczenia dokumentacji. Dla departamentów gromadzących w dużych ilościach najbardziej poufne i tajne informacje, wymagające zwiększonej lub bardzo wysokiej ochrony, takich jak dział kadr czy biuro zarządu, powinna zostać udostępniona niszczarka o najwyższym poziomie bezpieczeństwa.

Obecnie ochrona danych osobowych jest bardziej ważna, niż kiedyś, więc należy jak najbardziej ją chronić.
Nie można szukać oszczędności w procesie niszczenia stwierdzając, iż jest to bezsensowna procedura, bez której można się obejść.
Jeśli będziemy mieli takie podejście, to prędzej czy później to się na nas zemści.
Zamiast liczyć na szczęście i myśleć, że jakoś to będzie, najlepiej już rozglądać się za fachową firmą, która przeprowadzi za nas niszczenie dokumentów.

Aktualnie na rynku działa wiele firm oferujących niszczenie danych. Cały proces przy wyborze profesjonalnej firmy wygląda następująco: dokumenty zbierane są w firmie w jednym pojemniku i następnie transportowane do miejsca, w którym są niszczone. Warto wiedzieć, że zleceniodawca może uczestniczyć w niszczeniu dokumentów lub zażądać dowodów, że dane zostały zniszczone.
Można być pewnym, że taka utylizacja dokumentów zapewni nam spokój i brak procesów sądowych w przyszłych latach. Jedną z takich firm jest Firma Eko-Sfera, która ma mocną pozycję na rynku dzięki pozytywnym opiniom swoich klientów.

niszczenie dokumentów

Praktyki postępowania z dokumentami cz. I

W każdym przedsiębiorstwie tworzona jest dokumentacja o różnym poziomie poufności zawartych w nich informacji. Są to na przykład szczególnie chronione dane osobowe, plany sprzedażowe, dane finansowe oraz plany marketingowe.

Większość niewielkich firm zakłada, że sprawy związane z ochroną danych osobowych nie dotyczą prowadzonych przez nich działalności. Jednak przepisy zawarte w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U z 2002 r Nr 101, poz. 926 z późn. zmianami) odnoszą się zarówno do instytucji publicznych (takich jak urzędy centralne, szkoły, szpitale, urzędy samorządowe, ZUS, itp.), a także podmiotów sektora prywatnego – nie dotyczy to tylko dużych korporacji i spółek prawa handlowego, ale również osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą.

Badania przeprowadzone przez firmę HSM, stwierdzają, że aż 23 proc. doradców finansowych nie dysponowało żadnymi wewnętrznymi procedurami z zakresu ochrony danych, a aż 11 proc.  pracowników banków wyrzuca dokumenty związane z transakcjami finansowymi bezpośrednio do kosza!

Niestosowanie się do zasad dotyczących ochrony danych osobowych jest bardzo dotkliwe. Kary, jakie przewidział ustawodawca dotyczą pozbawienia wolności do 2 lat oraz do kary finansowej nawet do 10 tys. zł dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i do 50 tys. zł dla osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej (w przypadku wielokrotnego nakładania grzywien w jednym postępowaniu egzekucyjnym ich łączna kwota nie może przekraczać odpowiednio 50 tys. zł oraz 200 tys. zł)

Jeżeli decydujemy się na niszczenie dokumentów, powinniśmy w pierwszej kolejności dysponować wiedzą, jakiego rodzaju są w firmie wytwarzane dokumenty, ma to wpływ na zakwalifikowanie ich do odpowiedniej klasy ochrony.

Każdy dokument ma swój poziom tajności, a ich klasyfikacją zajmuje się reguła DIN 66399.
Klasy tajności przedstawiają się w następujący sposób:
Klasa osłony 1 – typowa obrona informacji. Dokumenty dostępne dla wielu ludzi.
Klasa obrony 2 – zwiększona osłona informacji poufnych. Dokumenty dostępne są dla wybranych osób.
Klasa ochrony 3 – bardzo wysoka ochrona poufnych i tajemnych informacji, których wyjawienie mogłoby zaszkodzić działalności.

Im wyższy stopień tajności, tym większe poczucie bezpieczeństwa.